如今，大多数新加坡企业都在屏幕上而不是纸上签署销售协议、雇佣信、保密协议（NDA）和供应商合同。但电子签名在新加坡合法吗？一旦交易出问题，它能站得住脚吗？简单来说，电子签名在新加坡法律下获得广泛承认，但也有重要的例外，还有一些实际步骤能让你签署的文件更加可靠。
本文讲解的是法律框架，而不是评测工具。如果你正在挑选软件，请参阅我们另一篇关于最佳电子签名与文件签署应用的指南。本文仅为一般信息，并非法律建议。涉及高价值或特殊情况时，请咨询律师。
电子签名背后的法律：《电子交易法》
主要法律是《电子交易法》（Electronic Transactions Act，ETA）。概括而言，它规定：
- 电子记录不会仅仅因为是电子形式而被否定法律效力。
- 当法律要求签名时，电子签名可以满足这一要求，前提是所用方法能识别签署人并表明其对相关信息的意向，而且该方法对其用途而言足够可靠（或事实上已证明完成了这一功能）。
- 合同可以通过电子方式订立，包括电子邮件、网上表格和点击「接受」按钮。
该法由资讯通信媒体发展局（IMDA）负责管理。包括修订在内的完整条文刊登在新加坡法规在线（Singapore Statutes Online），如需核对确切措辞，那里是权威来源。
记住合同法的基本原则也有帮助。合同一般需要要约、承诺、对价以及建立法律关系的意图。许多普通商业合同即使不签字也具有约束力。签名，无论是墨水还是电子形式，主要是证明某人同意了某些条款的证据。
电子签名的类型及其效力强弱
「电子签名」涵盖多种方式。法院会看具体事实，所以方式越稳妥，证据就越有力。
| 方式 | 例子 | 证据效力 | 适用于 |
|---|---|---|---|
| 输入姓名或邮件落款 | 在电子邮件末尾写上姓名和「同意」 | 基本，可能有争议 | 低价值、非正式协议 |
| 扫描或手绘签名图片 | 把签名图片贴到 PDF 中 | 基本，容易被复制 | 内部审批、例行信函 |
| 带审计记录的电子签名平台 | 通过会记录电子邮件、IP 地址和时间戳的服务签署 | 较强，有谁在何时签署的记录 | 销售合同、保密协议、人事文件 |
| 使用已验证身份的安全签名或数字签名 | 使用基于证书的方式签署，例如通过支持的平台使用 Sign with Singpass | 最强，身份经过验证，篡改可被发现 | 较高价值或敏感的协议 |
《电子交易法》还承认安全电子记录和安全电子签名：在使用指定的安全程序时，可以享有关于签署人身份及记录未被更改的某些法律推定。实际上，以已验证身份为支撑的数字签名，例如使用 Singpass 的签名，能在签名受到质疑时让你处于有利得多的位置。
可能仍需亲笔签名的文件
《电子交易法》并不适用于所有事项。其第一附表（First Schedule）列出了被排除在部分或全部条文之外的事项，历来包括：
- 遗嘱及其他遗嘱性文件。
- 可转让票据和物权凭证，例如汇票和本票，不过修订后已为某些电子可转让记录设立了独立框架。
- 契据、信托声明和授权书，但有特定例外。
- 买卖或处置不动产（土地和建筑物）的合同，以及不动产权益的转让或过户。
这份清单随时间更新，部分排除事项已经收窄，因此在上述任何事项上依赖电子签名之前，请先在新加坡法规在线查看最新的第一附表，或咨询你的律师。
其他法律和机构也可能有自己的规定。例如：
- 房地产交易通常需经过特定的产权转让和土地登记流程，这些流程有各自的签署和见证要求。
- 持久授权书（Lasting Power of Attorney）由公共监护人办公室（Office of the Public Guardian）处理，有其自身程序，包括线上办理选项。
- 法定声明和宣誓书通常需要在宣誓官（commissioner for oaths）或公证人等获授权人士面前作出。
- 在海外使用的文件可能需要符合目的地国家的规定，包括公证或认证。
如有疑问，请询问接收方或相关机构接受什么格式。
电子签名适合企业的场景
对于大多数日常商业文件，电子签名既实用又被接受：
- 客户和供应商合同、报价单和采购订单。
- 保密协议。
- 雇佣合同、录用信和人事表格。
- 董事会和股东决议，前提是公司章程和《公司法》（Companies Act）允许。会计与企业管制局（ACRA）提供有关公司申报的指引。
- 商业或住宅租赁的租约，视双方约定以及国内税务局（IRAS）管理的印花税要求而定。
税务发票等文件也有自己的内容规定。我们关于有效的消费税（GST）税务发票必须包含哪些内容的指南涵盖了这些要求，无论发票如何签署或发送都适用。
让电子签名经得起考验的最佳做法
有效的签署方式只是一部分。一旦发生争议，你需要证明是谁签署的、同意了什么。以下习惯会有帮助：
- 确认身份。只把签署链接发送到已验证的电子邮件地址，重要交易使用双重认证或基于 Singpass 的验证。
- 保留审计记录。下载并保存显示姓名、电子邮件、时间戳和 IP 信息的完成证书或日志。
- 锁定最终版本。使用能标示签署后任何改动的格式，签署后避免再编辑。
- 核实授权。确保代表公司签署的人有权这样做，例如董事或获得董事会批准的人。
- 在合同中写明同意。加入条款，确认各方同意以电子方式签署，并可分份（counterparts）签署。
- 安全保存记录。按法律和税务记录保存要求的期限保存已签署文件，并做好备份。
- 妥善处理个人资料。电子签名平台会处理姓名、电子邮件，有时还有身份证（NRIC）信息。请遵守《个人资料保护法》（PDPA），只收集必要的信息。
给忙碌老板的快速解答
- 扫描签名有效吗？可以有效，但作为证据比带审计记录的平台签名弱。
- 可以用点击「接受」按钮签合同吗？对于许多网上条款，一般可以，前提是客户有合理机会阅读条款并明确表示同意。
- 需要见证人吗？只有在特定法律或文件类型要求时才需要。大多数普通合同不需要。
- 外国合作伙伴会接受我的电子签名吗？通常会，但跨境交易取决于合同所适用的法律，请与对方和你的律师确认。
电子签名既省时又省纸，对于大多数商业文件，在新加坡完全可行。了解例外情况，按交易价值选择合适的方式，并做好记录。
常见问题
在新加坡可以用电子签名签租约吗？ 通常可以，要看双方的约定以及国内税务局管辖的印花税要求。租约不同于房产买卖，后者有自己的程序。如有疑问，请询问你的中介或律师。
电子签名需要证人在场吗？ 只有在特定法律或文件类型要求时才需要。大多数一般商业合约不需要。法定声明和宣誓书则不同，通常必须在宣誓监誓员等授权人士面前作出。
公司董事可以用电子签名代表公司签署吗？ 可以，前提是该人有权代表公司签约，例如董事或获得董事会批准的人。请查看公司章程和公司法，以及会计与企业管制局关于公司备案和决议的指引。
外国客户会接受我在新加坡做的电子签名吗？ 通常会，但跨境交易取决于合约适用的法律以及对方国家的规定。拟在海外使用的文件可能需要公证或认证，建议向对方和你的律师确认。
电子签名的合约和审计记录应该保存多久？ 保存期限应符合法律和税务的记录保存要求，另外还要考虑你可能需要用作证据的时间。把完成证书和文件一起存放，做好备份，并遵守个人数据保护法处理其中的个人资料。