发票逾期未付，是经营小生意或做自由职业时最令人头疼的事情之一。催款函（letter of demand）是介于友好催款与诉诸仲裁庭或法庭之间的正式步骤。在新加坡，一封写得好的催款函往往就能促使对方付款；即使没有奏效，它也能为接下来的任何行动留下清晰的书面记录。
本指南聚焦于催款函本身：何时发出、写些什么、如何送达，以及如何解读客户的回应。本文仅为一般信息，不构成法律意见。若涉及金额较大或纠纷较复杂，请在采取行动前先咨询律师。
什么时候适合发催款函
催款函不是你发出的第一条消息。在发出之前，你通常应该已经：
- 开具了清晰的发票，写明金额、到期日、付款方式，并注明对应的订单、报价单或合同。
- 在到期日后，通过电子邮件或你与客户平时常用的沟通渠道，至少发过一两次礼貌的提醒。
- 尝试过打电话或简短会面，以防拖欠只是因为一些简单问题，例如缺少采购订单号或账单地址有误。
如果客户对发票确有异议，催款函应承认存在争议，并请对方作出回应。如果客户干脆不再回复，或一再承诺付款却迟迟不付，那正是发出正式催款函的典型时机。
时间点在法律上同样重要。根据新加坡法律，追讨欠款的索偿受时效限制，所以不要让一张旧发票一拖好几年。如果不确定某张发票是否已经太久而无法追讨，请咨询律师。
催款函应包含哪些内容
催款函应简短、基于事实、语气冷静。它的作用是说明对方欠多少钱、为什么欠，以及不付款会有什么后果。内容应包括：
- 你和客户的详细信息。尽可能使用注册的商业名称。对于公司，最稳妥的做法是使用会计与企业管制局（ACRA）记录中的名称；ACRA 负责管理商业注册资料，你可以通过 Bizfile 查询。
- 清晰的标题。例如「催款函：第 X 号发票未付款项」。
- 按顺序陈述事实。双方约定了什么、工作或货物何时交付、发票编号和日期、金额以及到期日。
- 你的跟进记录。简要列出每次提醒的日期，表明你一直以合理的方式处理。
- 具体的追讨金额。写明本金。只有在合同或业务条款确实允许的情况下，才另加逾期利息或费用。
- 明确的期限。给出一个具体日期，通常是发函后一到两周，要求对方在此之前把款项付到。
- 付款方式。银行账户信息、PayNow 信息或其他可接受的方式，并注明付款时需引用的发票编号。
- 下一步行动。明确说明若在期限前未收到付款，你可能在不另行通知的情况下采取进一步行动追讨欠款，例如提出索偿。
保持专业的语气。避免辱骂、不打算兑现的威胁，或任何可能被视为骚扰的言行。不要把客户自己的顾客、供应商或社交媒体牵扯进你的催款中。
自己写，还是请律师发函？
你可以自己撰写并发出催款函。许多企业也会选择委托律师事务所发函，因为律师事务所的信头往往表明你是认真的。如何选择，取决于金额大小、与客户的关系以及你的预算。
| 方式 | 最适合 | 主要优点 | 主要缺点 |
|---|---|---|---|
| 自行撰写的催款函 | 金额较小的发票、仍希望继续合作的客户 | 免费，发送快捷 | 不重视的客户可能置之不理 |
| 律师发出的催款函 | 金额较大，或一直对你不予理会的客户 | 更有分量，措辞具备法律上的严谨性 | 需支付律师费，应事先询价 |
| 发函后进行调解 | 针对质量或工作范围的争议，而非单纯拖欠 | 有助维系关系，成本较低 | 需要对方同意参与 |
| 发函后向仲裁庭或法庭提出索偿 | 债务明确但客户拒不回应 | 若胜诉，可获得可强制执行的结果 | 耗时、需缴交立案费，且需要完备的文件 |
无论选择哪种途径，都要诚实地问问自己：这笔金额是否值得投入这些精力。对于小额发票，自行写函再向仲裁庭索偿，可能比花钱请律师更合适。
如何寄送并保留证据
只有能证明客户确实收到了催款函，它才能发挥作用。实用的做法包括：
- 电子邮件：发送到客户一直用来与你联系的邮箱，并以 PDF 附件形式附上催款函。保留已发送的邮件。
- 挂号信或快递：寄到客户的注册营业地址，并保留收据或追踪记录。
- 亲手递交：如条件允许，请对方签一份简单的签收确认。
把所有资料的副本存放在同一个文件夹里：合同或报价单、发票、交付记录、提醒邮件、聊天记录以及催款函。如果事情进一步发展，这个文件夹就是你的证据。
如果你是在新加坡经营生意的新移民，同样的原则也适用。我们的指南中国新移民如何向新加坡客户开发票介绍了如何设置发票，让这个阶段更加顺利，因为内容含糊的发票更难追讨。
解读客户的回应
催款函发出后，对方的回应通常有以下几种情况。
- 全额付款。以书面形式确认收款并结案。今后与该客户合作时，可考虑收紧条款，例如要求支付订金。
- 要求分期付款。这可以是不错的结果。把双方商定的付款安排写成书面文件，包括若某一期未按时支付该如何处理。
- 提出异议。如果客户对工作提出合理的投诉，应认真对待，并逐点回应。此时调解可能会有帮助。
- 毫无回音。如果期限已过仍无回复，你就有了采取下一步行动的明确依据。
如果你接受部分付款作为最终和解，请以书面形式记录下来，让双方都清楚协议内容。
期限过后怎么办
如果催款函没有奏效，你通常可以考虑以下选择：
- 调解：通过认可的调解服务进行，由中立的第三方协助双方达成协议。
- 小额索偿仲裁庭（Small Claims Tribunals）：隶属国家法院（State Courts），在一定金额上限内处理特定类型的索偿，包括许多涉及商品和服务的合同纠纷。这一程序的设计让当事人无需聘请律师也能使用。
- 向法院提出民事诉讼：适用于超出仲裁庭受理范围的金额或事项，通常需要律师协助。
各途径的索偿上限、立案费用和可受理的索偿类型均由法院规定，并可能调整，因此在做决定前，请先到新加坡法院（Singapore Courts）网站查阅最新规定。如果你委托收债公司，请确保其合法经营。
预防下一张发票被拖欠
催款函解决的是眼前的问题。养成以下几个习惯，可以减少再次需要发催款函的可能：
- 使用书面报价单或合同，写明付款条件、到期日以及任何逾期费用。
- 对于较大的项目，要求支付订金或按进度付款。
- 达到阶段性节点时及时开具发票，不要拖上几个星期。
- 发票要清晰并逐项列明。即使是其他行业，一份结构清晰的账单，例如汽车保养维修发票，也能说明逐项列出每笔费用如何减少争议。
- 对已经逾期的客户暂停后续工作，并礼貌地告诉对方原因。
只要在合适的时机冷静地使用，催款函就能保护你的现金流，又不至于无谓地破坏合作关系。
常见问题
催款函里可以收逾期利息吗？ 只有在合同或营业条款确实允许的情况下才可以。否则只需写明所欠的本金。加入无法证明的费用可能削弱你的立场，所以放入利息之前请先查看报价单或协议。
追讨未付发票有时间限制吗？ 有的。根据新加坡法律，追讨欠款的申索受时效限制，所以不要让旧发票一搁就是好几年。如果不确定是否已经过期，请咨询律师。
如果客户说想分期付款怎么办？ 这可能是个不错的结果。把约定的付款时间表写成书面，包括错过一期会怎样处理。如果你接受部分款项作为最终和解，也要清楚记录，让双方都明白协议的内容。
使用小额钱财索偿庭需要请律师吗？ 不需要，这个程序本来就设计成不必请律师。它受理某些申索，包括许多商品和服务的合约纠纷，有一定的金额上限。申索上限、费用和可受理的类别，请查看新加坡法院网站的最新资料。
可以把欠款的事告诉客户的其他联系人吗？ 最好不要。避免侮辱、自己并不打算兑现的威胁，或任何看似骚扰的做法。不要把客户的顾客、供应商或社交媒体加进催款信。信件要保持专业，只寄给客户本人。
官方资料： 新加坡法院
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