几乎每家小企业最后都会选定一套主力办公套件，也就是团队每天都要用的电子邮件、日历、文档、电子表格、文件存储和视频会议组合。实际上，这个选择通常就是 Microsoft 365 和 Google Workspace 二选一。两者都很成熟，都运行在云端，团队两人或两百人都能用。哪个更合适，取决于你的团队怎么工作、客户用什么，以及由谁来管理。
本文从企业主的角度比较两者。如果你只是个人用户、只需要免费的文档工具，我们的Microsoft Office 免费替代方案指南可能更适合你。
两套办公套件分别包含什么
两套套件的核心功能相近，但使用体验不同。
Microsoft 365 商业版以大家熟悉的桌面应用为核心：Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook，另有网页版和手机版。它包含通过 Exchange 提供的企业邮箱、通过 OneDrive 和 SharePoint 提供的文件存储，以及用于聊天和视频会议的 Teams。视方案而定，你可能获得完整的桌面应用，也可能只有网页版和手机版。
Google Workspace 以浏览器为主。它包含使用你自有域名的 Gmail、Google 日历、Docs、Sheets、Slides、用于存储的 Drive，以及用于沟通的 Meet 和 Chat。所有功能都在浏览器或 Google 手机应用中运行，也提供离线模式。
两者都按用户以月付或年付订阅销售，并分为多个商业版等级。更高等级会增加存储空间、进阶安全功能、更大规模的会议、存档和设备管理。价格和方案名称会变动，经销商有时还会捆绑额外服务，所以做决定前请到各供应商官网查看最新方案。
正面对比
| 方面 | Microsoft 365 | Google Workspace |
|---|---|---|
| 文档与电子表格 | 功能齐全的桌面版 Word 和 Excel，擅长处理复杂文件和宏 | 轻量的浏览器版 Docs 和 Sheets，实时协作编辑出色 |
| 邮件与日历 | Outlook 和 Exchange，企业用户很熟悉 | Gmail 和日历，简洁，搜索快 |
| 文件存储与共享 | OneDrive 和 SharePoint，功能强大但设置较多 | Drive 和共享云端硬盘，设置和分享都很容易 |
| 会议与聊天 | Teams，集聊天、频道、通话和文件协作于一体 | Meet 和 Chat，简单，用浏览器就能快速加入 |
| 管理与设置 | 设置项更多更深入，适合有 IT 支持的企业 | 管理控制台更简单，非技术背景的老板也容易上手 |
| 与外部客户协作 | 客户常发 Word 和 Excel 文件时很合适 | 客户常分享 Google Docs 链接时很合适 |
协作与日常工作
Google Workspace 的强项是实时协作。多人可以同时编辑同一份 Doc 或 Sheet，看到彼此的光标并即时评论，不用再把各个版本的文件用邮件传来传去。对于经常一起头脑风暴、做计划、写草稿的小团队来说，这种方式很自然。
Microsoft 365 在共同编辑方面已经迎头赶上，尤其是在网页版应用中、以及文件存放在 OneDrive 或 SharePoint 时。它的优势在于深度。搭建复杂 Excel 模型、大量使用数据透视表或依赖宏的财务团队，往往觉得桌面版 Excel 难以替代。篇幅长、格式复杂的 Word 文件，例如投标书和法律合同，在 Word 里通常也表现得更好。
问问你的团队一天大部分时间花在哪里。如果是在带公式和宏的电子表格里，倾向选 Microsoft；如果是共享笔记、简单表格和快速文档，Google 可能用起来更快。
客户、合作伙伴与文件兼容性
在新加坡，许多企业客户、政联机构和专业事务所都使用 Microsoft 格式。如果你经常收发带修订记录的 Word 和 Excel 文件，用 Microsoft 365 可以避免格式出意外。
Google Workspace 可以打开、编辑和导出 Microsoft 文件，但复杂格式、宏和部分进阶功能未必能完美保留。如果你的客户是初创公司、创意人士或已经在用 Google 的海外伙伴，分享一个 Docs 链接可能比发附件更方便。
一个简单的测试：列出客户最近发给你的十个文件。如果大多数都是格式复杂的 .docx 和 .xlsx 文件，那就是一个明确的信号。
安全、管理与合规
只要设置得当，两套套件的安全性都很强。无论选哪一个，都应开启以下关键功能：
- 为每位用户开启双重验证。
- 设置管理员角色，不让所有人都拥有完全控制权。
- 如果员工用私人手机收发工作邮件，启用设备管理。
- 设置数据保留与备份，并考虑另外使用独立的备份服务。
- 设置外部共享控制，避免文件不小心被公开。
Microsoft 365 商业版的高等级方案包含更深入的设备和身份管理，适合有 IT 服务商的企业。Google Workspace 的管理控制台一般更便于非技术背景的老板自己打理。
如果你处理个人数据，就须遵守《个人数据保护法》（PDPA）的义务，个人数据保护委员会（PDPC）网站对此有说明。两套套件都不会让你自动合规，关键在于你如何设置和使用。
成本与资助考量
与其比较会变动的标价，不如比较总成本：
- 你实际需要的那个等级的每用户订阅费。
- 每位用户包含的存储空间，以及是否需要更多。
- 桌面应用。如果员工需要完整的桌面版 Office，确认哪个 Microsoft 方案包含它。
- 设置与迁移，尤其是请供应商帮你迁移旧邮件和文件时。
- 习惯另一套套件的员工所需的培训时间。
- 第三方附加服务，例如备份、电子签名或会计系统集成。
部分通过预先认可供应商销售的数码解决方案，可能可以申请生产力解决方案津贴（PSG）。资格和受支持的解决方案会有变动，购买前请先阅读我们的PSG 与 EDG 津贴概览，并到商业津贴门户（Business Grants Portal）查看最新清单。
哪一个适合你的企业
以下情况选 Microsoft 365：
- 你的团队整天离不开 Excel，或经常制作复杂的 Word 文件。
- 大多数客户和合作伙伴使用 Microsoft 格式。
- 你已有或计划聘请 IT 服务商来管理。
- 你希望以 Teams 作为聊天、通话和文件的中心枢纽。
以下情况选 Google Workspace：
- 你的团队经常实时协作编辑文档，重视简单易用。
- 你希望设置快速、管理轻松，无需 IT 支持。
- 员工主要在浏览器和手机上工作。
- 客户和合作伙伴已经习惯分享 Google 链接。
混合使用也可以，但会增加成本和混乱。大多数小企业最好选定一个作为主平台，只在客户要求时才使用另一个。
迁移还是从零开始
如果你正在创办新企业，请在为域名设置邮箱之前就选好套件。日后再迁移虽然可行，但需要规划：邮件、日历、联系人和文件都要迁移，员工也需要适应。两家供应商都提供免费试用，所以在正式决定前，可以让两三名员工用真实工作试用一段时间。
想了解如何搭建其余的工具组合，可以参考我们的新加坡新创小企业最佳科技工具指南。在 Microsoft 365 和 Google Workspace 之间无论最后选了哪一边，最好的套件就是团队每天真正能用好的那一个。
常见问题
使用云端办公套件，还需要另外做备份吗？ 通常需要，因为云端订阅并不等于自动为你的企业资料做了完整备份。两套服务都有保留和备份设置，但最好另外考虑独立的备份服务。也要问清楚删除的文件和邮箱如何恢复，并测试还原。
注册之后，应该先打开哪些设置？ 先为每位用户启用双重验证，设置管理员角色，避免人人都有完全控制权，并收紧外部共享，以免文件意外公开。如果员工用私人手机收工作电邮，也要设置设备管理。
个人顾问或两人团队，哪一个套件更合适？ 对很小的团队来说，简单往往更重要。如果你多半是写些简短文件、分享链接，又想要容易管理，Google Workspace通常更合适；而常用Excel或要与客户交换Word文件的人，则更适合Microsoft 365。不妨用真实工作试用一小段时间。
怎样安全地与会计师或客户共享文件？ 利用套件的共享控制，把权限只授予特定的人，而不是公开链接，并定期检查谁有访问权限。也要查看你的方案是否允许访客或外部用户，并与对方商量他们偏好的文件格式。
迁移到新的办公套件要多久？ 这取决于电邮、日历、联系人和文件的数量，以及要设置多少人。最好事先规划，不要仓促，也可以考虑请供应商代为迁移旧电邮和文件。先让两三位员工试行。