我们整天都在发文件，从工作报告、报税文件，到假期照片和身份证（NRIC）的副本。大多数时候我们都不假思索，然而一份发错地方的文件，就可能泄露敏感的个人或财务信息。在新加坡学会安全分享文件的基本功只需一点点努力，却能让你、你的家人和你的工作场所避开出人意料的一堆麻烦。本指南力求简单实用。
为什么随意分享很危险
电子邮件附件和随手发出的信息，问题在于文件一旦离开你的手，你就失去了对它的掌控。邮件可以被转发，聊天可以被截图，而躺在别人收件箱里的一份文件会一直留在那里。如果那份文件含有你的身份证、银行对账单，或某位客户的私人数据，它就成了一个目标。
文件出问题常见有三种方式。你发错了人，因为自动补全选中了错误的联系人。你用了一个没有保护的链接，任何人碰巧看到都能打开。或者你在一个不安全的连接上发送敏感文件，途中可能被截取。这几种情况，只要有几个好习惯都可以避免。
在新加坡，当你在工作中处理他人的数据时，这一点尤其重要，因为《个人数据保护法》（PDPA）要求机构妥善保管所持有的个人信息。即使在家里，同样的用心也能保护你免受那些最爱一份泄露文件的骗子之害。
安全分享的几块基石
你不需要什么专业本领。三个概念就能涵盖大多数情形。
加密会把文件打乱，只有握有正确密钥或密码的人才能读取。一份被截取的加密文件，看起来就是一堆没有意义的乱码。许多工具会自动替你处理好这件事。想真正理解这个概念，我们关于认识端到端加密的指南是很有帮助的一读。
访问控制意味着决定谁能打开一份文件、以及能打开多久。与其把附件群发出去，不如分享一个只有特定的人能打开、在设定时间后过期、或用密码保护的链接。
另一条独立渠道意味着不要用发送文件的同一途径去发密码。如果你用邮件发了一份受保护的文件，就用不同的方式发密码，比如短信或电话。这样一来，单独截取到一条信息还不足以把它打开。
安全分享文件的实用方法
以下是可靠的方法，从最简单到最稳妥：
- 信誉良好的云存储链接。知名服务商的服务让你上传文件并分享链接。发送前，把链接设成只有指定的人能查看、加上过期日期，如果不需要就关掉编辑权限。这比一个原始附件安全得多，之后也容易撤销。我们关于云存储与备份的指南梳理了主要选择。
- 密码保护的文件。Office文档、PDF和压缩文件夹都可以用密码锁上。选一个高强度的密码，并单独另行发送。
- 安全的即时通讯应用。要快速地做个人分享，具备端到端加密的应用能让文件在传输途中受保护。发家庭照片或给配偶发一份文件都很方便。
- 加密邮件或官方门户。对于非常敏感的事务，比如政府或银行的文件，只要有官方的安全上传门户，就用它，而不要用普通邮件。
对于塞不进邮件的超大文件，别退而求其次去用来路不明的免费上传网站。我们关于传输大文件的指南介绍了更安全地搬运大型文档和视频的方法。
让你保持安全的习惯
工具只有在你用心使用时才有帮助。把这些习惯融入你的日常。
在按下发送前，再核对一遍收件人。停顿一秒，确认名字和地址，尤其是自动补全帮你填好的时候。单是这一个习惯，就能防止大多数意外泄露。
只分享最少的内容。一份文件够用时就别附上整个文件夹，收件人并不真正需要时，就把完整身份证号码之类的细节遮盖或删掉。
设一个过期时间，事后也要清理。对方下载完所需的内容后，就关掉或删除分享链接，别让文件永远敞着门。
把你的账户守好。一个分享链接的安全程度，取决于它背后的账户，所以要用强密码和双重验证保护好你的云端和邮箱。
提防诈骗。骗子会发送伪造的文件分享通知，把你引向钓鱼页面。如果一个分享链接意外出现，先向发送者核实再点击，也读一读我们关于识别钓鱼邮件与短信的指南，好让你认出那些假货。
结语
在新加坡安全分享文件，归结起来就是三件事：用加密或密码保护文件、控制谁能打开它以及打开多久、并通过另一条独立渠道发送任何密码。再加上核对收件人和清理旧链接的习惯，你就把泄露通常会溜进去的那些门都关上了。这每份文件多花你几秒钟，却能让你免去持续更久的头疼。
常见问题
通过电邮或 WhatsApp 发送身份证副本安全吗？ 有风险，因为被转发或截图后，副本就不在你的掌控之中。只有确实必要才发送，并发给已核实的对象，走安全的渠道。可行的话在副本上注明用途和日期，对出乎意料的索取要特别小心。
怎样给 PDF 或 Word 文件设置密码？ 大多数办公软件的文件或导出菜单里都有加密或保护选项，可以设置密码。选择长而独特的密码，并通过另一个渠道发送。设好后测试文件是否只有输入密码才能打开。
工作中传送大文件，最安全的方式是什么？ 使用公司批准的云端储存或传输工具，设置限定对象的链接和到期日。避免使用随便找来的免费上传网站。查看雇主的资料政策，因为分享客户资料还涉及《个人资料保护法》下的责任。
怎样知道文件分享链接是不是诈骗？ 对意外收到的链接、紧迫的措辞、发件地址对不上，或要求登录才能查看文件的，都要提高警惕。点击前先用另一个渠道向发件人确认。绝不要在这样进入的页面输入 Singpass 或银行资料。
文件发错了人怎么办？ 要立刻行动。尝试撤回信息或停用链接，并请对方删除。在工作中，马上告知主管或数据保护主任，因为可能有通报的规定。如果文件含有登录凭证，要更改密码。
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