新加坡职场人常常苦苦追求的良好时间管理（time management），感觉起来像个谜，尤其是当一天天都被连轴转的会议、不停弹出的聊天群和永远清不空的收件箱糊成一片时。事实是，忙碌并不等于高产。你可以在工位上坐足十个小时，离开时却仍觉得落在了后头。本文提供的是一些踏实、实用、又贴合本地工作生活的习惯——无论你身处开放式办公室还是混合办公的排班，都能帮你把该做的事做好，并把晚上的时间重新夺回来。
从确定优先级开始，而不是列更长的清单
大多数人管理时间的方法，是把待办清单写得更长，然后在做不完时感到内疚。真正的能力，是在动手之前就先想清楚什么最重要。每天早上，或前一晚，问自己一个简单的问题：如果今天我只能完成两三件事，哪几件带来的影响最大？
一个好用的任务分类方法，是按紧急程度和重要程度来排。紧急的事会大声嚷着要你注意，但真正推动你的目标和职业向前的，是重要的事。我们很多人整天都在扑救那些紧急却低价值的任务，而重要的工作却一直往后拖。
每天早上不妨试试这套快速流程：
- 把脑子里想到的所有事都写下来，让它们从脑海里跑到纸面上。
- 圈出今天真正重要的一到三件任务。
- 先在日历里为这几件事预留时间，趁会议还没把日程挤满。
- 让那些琐碎的小事去填补空隙，而不是占用你一天中的黄金时段。
把优先级想清楚，也能帮你更优雅地说”不”。当新的请求找上门时，你可以拿它和自己已经承诺的事去权衡，而不是简单地接下来、然后寄望于运气。
在嘈杂的办公室里守护你的专注力
深度、不被打断的工作，才是你最好成果的来源，然而在忙碌的职场里，它却是最先被牺牲掉的东西。关于注意力的研究表明，每一次打断所付出的代价，都远不止那一分钟本身，因为你的大脑需要时间才能重新进入任务状态。在开放式办公室或热闹的聊天群里，这些打断会迅速叠加起来。
你没法消除每一个干扰，但你可以围绕自己的专注力来安排一天。找出你头脑最清醒的时段，通常是上午的前半段，并守护好它。在那段窗口内关掉非必要的通知，把手机放到手够不着的地方。如果你的职场允许，可以订一间安静的房间，或者戴上耳机，作为你正在埋头工作的显眼信号。
把那些浅层的杂事集中处理，而不是让它们零散地贯穿一整天。在几个固定的时段回复消息，而不是每来一条就立刻回。在固定的时间处理邮件，比如上午中段和下午晚些时候，好让它不至于变成持续的打扰。在新加坡的职场里，大多数消息即便看起来很急，也并非真正的紧急事件，在一两个小时内回复通常都没问题。
驯服过多的会议
会议是时间悄悄溜走的地方。在接受一个会议邀请之前，先问问它是否真有必要开，以及你是否真需要到场。要求提供议程、建议缩短时段，或者请对方给一份简短的会后摘要而不必亲自出席，这些都完全专业，无可厚非。
而当你自己主持会议时，就让它对得起大家的时间。提前分享议程，出于对每个人的尊重准时开始、准时结束，并在结尾定下明确的负责人和后续步骤。一场紧凑的三十分钟会议，胜过一小时的漫无边际，同事们会为此感激你。
要留意本地那种冗长、追求和谐的讨论习惯——谁都不愿做那个出面收尾的人。你可以帮上忙：温和地做个小结，提出一个决定，并确认好谁负责什么。这并不失礼，反而是对每个人时间的体贴。
选择适合你的工具与方法
世上没有唯一完美的系统，只有你会真正持续用下去的那个。有的人在功能详尽的电子日程表里如鱼得水，有的人则更适合一本简单的笔记本。关键在于坚持，而不在于精巧。下面对几种流行的做法作了对比，方便你挑一个契合自己岗位和性格的起点。
| 方法 | 适合谁 | 要留意什么 |
|---|---|---|
| 时间分块（time blocking） | 手头多项任务相互竞争、且能自主掌控日历的人 | 会议一变动，分块就会显得僵硬，所以要留出缓冲时间 |
| 每日简单三件事 | 任何被长清单压得喘不过气的人 | 大项目仍需拆解成更小的步骤 |
| 两个固定专注窗口 | 需要深度思考或写作的岗位 | 需要同事接受回复稍慢一些 |
| 带提醒的任务应用 | 容易忘记跟进和截止日期的人 | 容易过度整理、光顾着摆弄工具而不去干活 |
无论你选哪一种，都要每周回顾。每个周五花十分钟，看看哪些做完了、哪些拖延了、又是为什么。日积月累的小调整，胜过任何你两周后就弃用的宏大新系统。
建立可持续的习惯，而不是逞英雄
时间管理不是从本已满满的一天里再挤出更多小时。它关乎那些稳定的习惯，帮你守护精力，好让你能在数年、而非数周的跨度里持续做出好的工作。守护好你的休息时间，因为一段短短的散步，或一顿真正离开屏幕的午餐，恢复专注的效果远胜于硬撑下去。
对你身处的文化要诚实以待。在某些团队里，存在着加班晚走或下班后仍要回复的压力。你可以从管理好自己的行为做起：为非紧急的消息设下温和的界限，第二天早上再回复，并以准点下班是常态的方式为大家示范。如果工作量确实已经难以为继，那就该和你的上司谈一谈，把话题落在优先级和什么可以挪动上，而不是默默忍受。
把守护身心也当作管理时间的一部分。持续的疲惫、睡眠困难，或每逢周日傍晚就心生恐惧，都是该放慢脚步的信号；若这些迹象久久不散，就应向医生或专业人士寻求支持。以上是一般性的身心建议，并非医疗意见。做得更多，绝不该以健康为代价，一个得到休息的头脑，思考起来更快、也更清晰。
这方面的进步是循序渐进的。先从本文里挑一个习惯——比如每天早上规划好你的三件要事——坚持练习两周，再添加下一个。几个月下来，这些小小的转变会累积成一种更从容、也更高效的职场生活。
延伸阅读
把时间管理好，与拥有清晰的目标是相辅相成的，所以请读一读我们关于与上司一起设定目标的指南。想更有底气地传达优先级，请看如何在会议上开口发言以及撰写职场专业邮件。