如果你的抽屉里塞满了旧账单、保修单，还有那些你不敢丢掉的信件，你并不孤单。纸张会悄悄堆积，在我们潮湿的天气里，它们会发黄、卷曲，有时还会在被遗忘的角落里长霉。在新加坡实现无纸化，是在紧凑的组屋（HDB）里重新腾出空间、避免在最需要时找不到重要文件的最简单方法之一。目标不是在一个周末里扫描家里的每一张纸，而是放慢新纸张进门的速度，从容地把重要的东西数字化，让你能从手机上几秒钟内找到它们。
本指南会用简单的步骤带你完成，无论你用的是安卓手机、iPhone还是笔记本电脑都适用。一次处理一叠，你一定能搞定。
为什么在这里无纸化很有意义
在大多数新加坡的家里，空间都很宝贵，而纸张是缓慢而无声的空间小偷。数字副本不占任何架子空间，也不会因受潮或水管爆裂而损坏。当文件存在云端（cloud）里，你可以在诊所、银行柜台或政府服务中心随时调出来，而不用回家翻文件夹。
这里还有一个实际的安全角度。火灾、水浸和单纯的遗失都会毁掉纸张，而做了备份（backup）的数字文件能挺过这三种情况。我们许多日常服务本来就已经在用应用程序和电子账单，所以你的很多纸张如今其实都是可有可无的。你每把一封信件转成数字，就少了一样要归档、掸灰、最终还要碎掉的东西。
无纸化也让报税季、保险理赔和保修查询轻松许多。你不用在一堆纸里翻找，只要搜一个关键词，文件就出现了。
先从阻止新纸张开始
最聪明的第一步，是先减少进来的东西。如果你切断了流入，那么在你清理积压的同时，纸堆就不会再长大。
- 把账单改成电子账单。登录你的银行、电信商、市镇理事会和水电账户，开启电子账单。大多数都能在账户或通知设置里完成。
- 接受电子收据。现在许多商家会提供把收据发到邮箱或应用里，而不是打印出来。接受它，尤其是任何带保修的东西。
- 尽量退订广告邮件。取消订阅商品目录和促销信件，让你的信箱里少一些垃圾。
- 把票据和通行凭证放在手机里。登机牌、活动门票和预约单通常都能放进钱包或卡包应用里，而不必打印。
- 默认选择电子邮件而非纸质。当表格或服务问你希望以什么方式联系时，选数字方式。
这些事做一次，之后每个月都在为你省心，无需你再费任何力气。
把积压的文件数字化，又不至于累垮
现在来处理你已经有的东西。诀窍是先分类再扫描，这样你就不会把垃圾也数字化。分成几次短时间来做，而不是一次累人的马拉松。
首先，把每一叠都分成三组。明显的垃圾，比如过期促销和重复的副本，直接扔掉。必须保留纸质原件的，比如某些法律或房产文件，另放一边。剩下的就是你的待扫描堆。
对于待扫描堆，一开始用手机相机就够了。用你手机内置的文件扫描器（document scanner），或是笔记、文件应用里的扫描功能。把纸放在平整、光线充足的表面上，把手机稳稳地平放在它上方，让应用自动拉直并锐化页面。如果文件有印章或签名，就用彩色扫描，把每一份都存成清晰、可搜索的文件。
一次处理一个类别，比如先弄保修单，再弄账单，然后是信件。完成整整一个类别很有成就感，也能让你保持动力。任何带有你姓名、地址或账号的东西，在安全扫描并备份好之后，就把它碎掉。
把文件整理好，让你随时都能找到
一堆杂乱无章的扫描件，只是换了种形式的杂物。一点点结构，就能让你的文件真正好用。
建立几个简单的顶层文件夹，比如“家庭”“财务”“健康”“保修”和“个人”。别建几十个小文件夹，因为大类更容易搜索。给每个文件取一个未来的你能看懂的名字，比如年份、类型和来自谁，这样一搜就能直接找到。
下面是常见的数字文件存储方式的快速对比，方便你挑选适合自己的。
| 存储方式 | 最适合 | 需要留意 |
|---|---|---|
| 仅存在手机或笔记本电脑上 | 快速访问、少量文件 | 一台设备出故障就可能全部丢失 |
| 云存储账户 | 随处访问、方便分享 | 需要强密码和登录保护 |
| 移动硬盘 | 大量归档、离线备份 | 放在干燥、远离潮气的地方 |
| 云端加一个备份硬盘 | 让人安心、重要记录 | 要稍作设置，但对关键文件最安全 |
对大多数家庭来说，最好的方案是一个主云端文件夹，加上在硬盘或另一个服务上的一份备份副本。这样一来，手机丢了或笔记本电脑坏了，都不会意味着文件丢失。
保持无纸化，并让文件安全无虞
无纸化是一种习惯，而不是一次性的大扫除。几个日常小习惯就能让它毫不费力。
保护好你的账户。既然你的文件如今都藏在登录后面，就用强而独特的密码，并开启银行或云服务提供的额外验证步骤。这对任何存有财务或身份记录的东西最为重要。
按计划备份。开启自动备份，让你的新扫描件自动复制到云端而无需你操心，并时不时检查一下它是否真的在运行。
随手扫描。当一封值得保留的新信件或收据到手时，当天就扫描它，然后把纸扔掉。每样东西只经手一次，就能防止新的一堆形成。
每年做一次轻松的检查。删掉重复的，清理掉你不再需要的文件，并确认你的重要文件仍然在两个地方都有备份。每年短短整理一次，就能让一切都好找。
对于你确实要保留的纸质文件，要注意潮湿。把必要的原件平放在密封的文件夹或盒子里，最好放上一个吸湿剂，远离窗户和浴室。
对大多数人来说，无纸化与其说是关于技术，不如说是关于一个更平静、更整洁的家。先从阻止新纸张开始，分几次小段时间把积压的文件数字化，保持一个简单的文件夹系统，把一切都备份好。几个周末之内，你就会纳闷自己当初为什么把那么多纸留了这么久。
了解更多
当你的文件数字化之后，下一步就是把扫描做好，所以请阅读我们关于在家扫描和整理文件的详解。无纸化的家也自然而然地配上一部更整洁的手机，所以看看我们关于数字断舍离的指南。而如果你和家人共用设备，我们关于全家网络安全的文章能帮你保护好那些文件。