如今我们大多数人都要同时应付手机、笔记本电脑，或许还有一台平板，并且理所当然地认为在一台设备上写了一半的文档，会毫不费力地出现在其他设备上。这正是新加坡的家庭和上班族每天依赖的文件同步，而我们往往并不去想它究竟是怎么运作的。运作顺畅时，它像变魔术一样；一旦出问题，你就只能把文件用邮件发给自己，还得纳闷到底哪一份才是最新的。
本指南会讲清楚同步到底做了什么、云同步与本地同步有何不同、冲突为什么会发生，以及最容易让人栽跟头的一点：同步和备份并不是一回事。把这些概念理顺，你就能省下大量翻找正确版本的时间。
同步究竟在做什么
同步的作用，是让同一组文件在两台或更多设备之间保持一致。当你在笔记本电脑上改动一个文件时，同步服务会察觉到变化，悄悄把手机和平板上的副本也一并更新。在一处删除某个文件，多数情况下它会在所有地方一起消失。目标就是：无论你随手拿起哪台设备，看到的都是同一份、最新的文件。
实现方式大致有两种，弄清楚自己用的是哪一种会很有帮助。
云同步会通过互联网把你的文件传到服务商的服务器上，你的每台设备都与这些服务器通信。你的文件既保存在设备上，也保存在服务商的存储里。大多数人说文件“在云端”，指的就是这种方式。它能很好地跨不同网络工作，因此在淡滨尼家中保存的文件，等你到了中央商务区的办公室时早已就绪。
本地同步则是在同一网络内的设备之间、或直接在两台设备之间保持文件一致，而不一定要在远端服务器上保留一份主副本。有些人出于隐私考虑，或者面对不太想上传的超大文件时，会采用这种方式。在家庭网络里它可能更快，但通常需要两台设备同时开机且能互相连上。
许多人乐于把两者混着用：日常文档和照片用云同步，很少改动的大体积存档则用本地方式。
让设备保持同步又不添乱
不论你选哪种服务，几个习惯都能让同步可靠得多。
为每类文件指定一个固定的“家”。如果你的文档放在某个同步文件夹里，就把它们留在那儿，而不要把副本零散地丢在桌面、下载文件夹和某个随手插上的U盘里。同步只能管理你让它监看的那些文件夹。
给同步留出完成的时间。在使用移动数据或网速较慢时，一个大文件可能还在上传，你就已经切换到另一台设备了。在依赖它之前，先留意那个显示文件已完全同步的小图标（往往是一个对勾）。在新加坡，多数家用光纤宽带都能很快处理，但庞大的视频或照片库仍可能要等上一会儿。
留意你的存储容量上限。免费额度用满的速度往往超乎你的想象，尤其是把手机照片也算进去之后。额度一满，同步就会悄无声息地停下，而人们常常正是在这时才发现某个文件根本没同步过去。
外出时留意移动数据。用蜂窝网络同步大文件会吃掉不少流量。多数App都允许你把同步限制为仅在Wi-Fi下进行，如果你经常出差或通勤，很值得打开这个选项。
同步冲突为什么会发生
当同一个文件在两处被改动、而服务还来不及把它们调和一致时，冲突就产生了。设想你在地铁上离线编辑一份电子表格，而与此同时另一个人（或者你自己，在手机上）也在改同一个文件。等两台设备都重新联网，服务就会看到两个不同的“最新”版本，却不知道你想保留哪一个。
好的服务会妥善处理这种情况。它们通常不会悄悄覆盖你的成果，而是把两个版本都保留下来，往往会把其中一个命名为类似“冲突副本”的名字。接下来就轮到你把两份都打开，判断哪些改动重要，再手动合并。这算是个小麻烦，但总好过丢掉成果。
要避免大多数冲突，可以在一处编辑前先让文件同步完成，不要同时在两台设备上处理同一个文件，并且当确实需要几个人一起编辑时，改用专为实时协作设计的App。
备份和同步不是一回事，两者你都需要
这是本指南中最重要的一点。同步是为了让同样的文件在各处都有、且保持最新；备份则是为了留一份安全、独立的副本，以便出问题时能从中恢复。它们解决的是不同的问题。
关键就在这里。正因为同步会把你的改动复制到各处，它也会把你的失误一并复制到各处。如果你不小心删掉一个文件夹，或某个文件损坏了，又或者勒索软件把你的文档搅乱，同步可能会忠实地把这份破坏扩散到每台设备。光靠同步救不了你。
真正的备份会保留一些不会被立刻覆盖的旧副本，让你能回退到昨天、上周或上个月的样子。许多人奉行这样一个理念：保留不止一份副本，放在不止一种存储介质上，并且至少有一份与你的主设备分开存放。
下表一眼看清两者的区别。
| 方面 | 同步 | 备份 |
|---|---|---|
| 主要用途 | 各处都是同样的文件，且保持最新 | 一份可供恢复的安全副本 |
| 应对误删 | 往往会把删除扩散出去 | 让你能找回文件 |
| 保留旧版本 | 有时会，但只在有限时间内 | 会，这正是它的意义所在 |
| 是否需要联网 | 云同步通常需要 | 不一定 |
| 防的是什么 | 文件不在手边的那台设备上 | 丢失、损坏和失误 |
实用的结论是：用同步在设备之间图个方便，同时也要保留一份真正的备份。两者谁也替代不了谁。
一套简单好用的方案
如果你想要一个起点，下面这套组合适合新加坡的大多数人。选一个云同步服务，把你正在用的文档和照片放进它的文件夹。打开显示同步状态的设置，这样你就能知道文件何时安全了。把大文件的同步限制在Wi-Fi下，以保护你的移动数据。然后再加一份独立的备份，无论是每周插上一次的移动硬盘，还是专门的备份服务，让你手里有一份不只是实时文件镜像的副本。
照做之后，你就能两全其美：文件随你在各台设备间流转，而当某天难免出岔子时，你依然有一张安全网兜着。