大多数来自中国大陆的新移民迟早都会遇到这样的情况：某份表格要求提供文件的“核证副本”，或者某一页必须当着宣誓专员的面签署。如果你此前从未接触过，难免会一头雾水。本指南用通俗的语言解释新加坡居民可以求助的宣誓专员到底做什么、核证副本是什么意思，以及你在什么情况下可能需要这两项服务。本文仅为一般资讯，并非法律建议，因此请务必向索取文件的主管机构或律师楼核实最新规定。
宣誓专员的职责
宣誓专员是获授权主持宣誓、并接受声明供新加坡境内使用的人员。当某份文件写明须经“宣誓”或“确认”，或者你需要作出法定声明时，通常就要找这类人员。实际操作中，你在他们面前签署或声明某项内容，他们核实你的身份、见证你签名，然后加上自己的签名和印章，以证明这一步骤已按规定完成。
你可能需要用到宣誓专员的常见情形包括：
- 法定声明，例如声明你的婚姻状况、更改姓名，或声明某项事实属实。
- 用于本地法院或行政事务的宣誓书。
- 确认某份文件的副本是正本的真实副本，供新加坡境内使用。
宣誓专员并不会核查你所声明的内容是否属实。他们的职责是确认你亲自到场、明白自己正在作出正式声明，并且完成了签署。内容是否诚实仍由你自己负责，而作出虚假声明是很严重的事。
宣誓专员常见于律师楼，许多律师楼都把这项服务作为快捷的柜台业务提供。你需要携带有效的附照片身份证件，例如护照或身份证，以及你打算签署的完整文件。切勿事先签好，因为整件事的关键就在于你要当着宣誓专员的面签署。
核证副本
核证副本是指由获授权人员将复印件与正本文件逐一比对，并书面确认副本与正本相符。当某个机构想要文件的证明，而你又不想交出宝贵的正本（例如护照、学位证书或结婚证书）时，这就派上用场了。
你需要同时带上正本和一份清晰的复印件。核证人员将两者并排检查，然后在副本上写下一段简短声明，通常大意是“经本人核对，确认为所见正本之真实副本”，后面附上签名、姓名、身份和日期。有些还会在每一页盖章。
谁可以核证真实副本，完全取决于谁将收到它。不同机构接受不同的核证人，所以黄金法则是先问清收件机构。切勿想当然。海外的大学、新加坡的政府部门以及外国使馆，可能各自都有一份自己认可的核证人名单。
公证人与海外使用
很多大陆新移民正是在这里栽跟头。如果你的核证副本或声明要在新加坡境外使用，本地宣誓专员往往就不够了。要送往国外的文件通常需要由公证人处理，之后可能还要进一步认证。
公证人是另行委任的，负责为文件的国际使用作认证。如果你要把文件寄往中国、寄往其他国家，或递交给外国使馆，你经常会被要求办理公证，而不仅仅是简单的核证。
除公证之外，有些目的地国家在接受文件之前还要求多加一道认证，有时称为使领馆认证。具体的步骤链条取决于目的地国家和文件类型。由于新加坡和中国各有各的程序，而且规定会变，你应当向索取文件的一方、相关使馆，或办理跨境业务的律师楼核实确切要求。把步骤顺序弄错，可能意味着一切都要重来。
各项服务对比
下表提供一个粗略的一览式对比。请把它当作起点，而非权威规则手册，因为被接受的流程始终取决于谁将收到你的文件。
| 服务 | 作用 | 通常用于 | 一般由谁接受 |
|---|---|---|---|
| 宣誓专员 | 主持宣誓，接受声明和宣誓书，核证副本 | 本地法定声明、宣誓书，以及供新加坡境内使用的副本 | 新加坡法院及本地机构 |
| 核证副本 | 确认复印件与正本相符 | 在不交出正本的情况下证明文件 | 视收件机构而定 |
| 公证人 | 为文件的境外使用作认证 | 寄往海外或使馆的文件 | 外国主管机构、使馆 |
| 使领馆认证 | 公证之后额外的一道认证 | 在接受前要求此步骤的国家 | 目的地国家 |
出门之前的实用提示
稍作准备可以省去再跑一趟。请记住以下几点：
- 尽可能以书面形式向收件机构问清他们到底需要什么。“核证”“公证”和“认证”这几个词并不能互换，用错了就是浪费时间。
- 每次都带上正本文件和身份证件。单凭副本往往不够。
- 如果涉及声明，切勿提前签署任何东西。
- 确认是每一页都需要核证，还是只需核证第一页，尤其是成绩单这类多页文件。
- 确认营业时间以及是否需要预约，因为有些柜台在午餐时段最为繁忙。
- 在把办好、盖好章的文件寄出之前，先自己扫描保存一份。
如果文件很重要，涉及签证、房产事务、诉讼案件，或任何有截止期限的事，那么与其靠猜，不如花钱请专业人士指导。与律师楼作一次简短咨询，就能确认你的文件到底该走哪条路；而一旦文件被退回、可能让你耽误好几周，这笔钱就花得很值。本文不列出任何费用，因为费用因服务提供者而异、也会随时间变化，所以在决定之前请先索取报价。
最需要记住的其实很简单：让服务与目的地相匹配。留在新加坡使用的文件，宣誓专员往往就是答案；要跨境使用的文件，则要预料到需要公证、可能还要认证，并且始终向将收到你文件的机构核实最新要求。
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常见问题
在哪里可以把文件认证为真实副本？ 律师事务所通常在柜台提供宣誓专员或认证服务，一些其他机构也可能接受或提供。该选哪里取决于谁会收到文件，所以先问对方。带上原件、清晰的复印本和你的附照身份证件。
我可以自己认证自己文件的副本吗？ 不可以。认证副本需要独立的授权人士把副本和原件对照，所以你自己在上面签名是不算数的。要找接收机构接受的授权认证人，并带着原件前往。
宣誓专员可以认证中译英的翻译吗？ 通常不能认证翻译本身的准确性。宣誓专员确认的是你的身份、签名或誓词，而不是检查语言。机构往往要求由合格翻译员认证或经过公证的译本。请问接收机构接受哪一种。
文件可以线上或远程认证吗？ 有些律所提供远程或视频服务，但这样办的认证是否被接受，要看接收机构和文件类型。事先询问接收方，如果要求认证人亲眼见到原件，就要预留时间亲自前往。
认证过的真实副本会过期吗？ 认证本身通常没有有效期，但接收机构可能要求近期办理的，例如提交前一段时间内。先问清楚他们的要求，避免在离截止日期很久之前就去认证。
官方资料： 律政部
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