没有几件事比开砸的会议更能拖垮一个工作周。人们坐在会里点头附和，散会时却不清楚到底定了什么、谁又该做什么。掌握高效会议背后的那些习惯，能替你把大家的时间省回来，更重要的是，能确保你真开的那些会，确实在推动工作往前走。目标不是把更多的会开得更好，而是开更少、更短、真正对得起其存在的会。
本文会讲讲那些简单的做法，正是它们把一场值得开的会，同一封本该发邮件了事的会区分开来。
先问问这个会到底要不要开
开会最好的办法，往往是根本不开。在你发出会议邀请之前，先问问这个会是为了什么。如果答案不过是分享一些大家自己就能读到的信息，那么一份书面通报会让所有人都更省事。会议最好留给那些确实需要人聚在一起的事：做决定、攻克难题、化解分歧，或者就某件复杂的事凝聚共识。
如果你说不出一个清晰的目的，那就别开这个会。守护团队的专注时间，本身就是一种领导。每一场会都会把人从深度工作里拽出来，所以每一场都得对得起这个代价。
永远要有议程
没有议程的会，是一场没有目的地的会。议程不必弄得多精细。几行字，写明目的、要谈的议题，以及你想要的结果，就够了。提前把它发出去，好让大家有备而来，而不是在头十分钟里慢慢热身。
一份好的议程，也让大家能判断自己是否真有必要参加。如果某人对任何一项议题都没什么可贡献的，那就可以让他脱身去做别的事。会开得越小，往往开得越利落。
对每一项议程，标注它属于哪一类会有帮助，因为这决定了你该怎么去推进它。
| 议题类型 | 目的 | 做得好是什么样 |
|---|---|---|
| 决策 | 选定往前走的方向 | 由明确的负责人说出所做的决定 |
| 讨论 | 攻克一个难题 | 摆出各种选项，商定下一步 |
| 通报 | 让大家跟上进度 | 保持简短，或改用书面 |
| 对齐 | 让所有人达成一致 | 确认形成共同的理解 |
把会开得更少、更短
会议会膨胀到把你给的时间填满为止。你订一小时，就会用掉一小时，哪怕这事二十分钟就够了。所以少订点。不妨默认排更短的时段，只在议题确实需要时才延长。更紧的时间框逼出专注，也不给东拉西扯留余地。
对谁来参加也要有纪律。屋里人越多，决定做得越慢，会也越容易跑偏。请那些需要拍板或需要贡献的人来，其余的人，信任他们事后去读会议纪要。定期审视一下那些例行会议是值得做的，因为周期性的邀请总有一种活得比它的用处还久的本事。
推动会议做出决定和待办事项
大多数会议的全部意义，就在于定下某件事，并带着清晰的下一步散会。可会议却常常在一种含糊的一致感中结束，没人说得清究竟谁负责什么。要刻意去补上这道缝。
会议结束前，为每个议题记下两样东西：所做的决定，以及由它延伸出的待办事项。每一项待办都需要一位负责人和一个截止日期。“我们该改进入职流程”不是待办事项；“Priya 会在下周五前拟好新的入职清单”才是。在大家离开之前把这些念出声来，就不会有含糊之处。
把决定和待办写下来，会后尽快分享出去。一份简短的书面纪要，远比一场没人记得的冗长会议值钱。它也让没能到场的人有个快速的途径随时了解情况。
用轻巧的手法主持会议
应当有个人负责让会议不偏离正轨。这个人盯着时间、在话题跑偏时把对话拉回来，并确保那些安静的声音也有机会开口。这不是要你专横强势，而是为了守护整个团队的时间，确保屋里嗓门最大的那个人，不会成为唯一被听见的人。
准时开始，哪怕还有人陆续进场。奖励守时，会训练整个团队尊重时间。也要准时结束，如果某个议题还需要谈，就把它挪到另一场单独的对话里，别让会议无限蔓延。
善用异步的替代方式
并非样样事都需要所有人同一时间挤在一间屋里。许多过去要开会的事，改成书面、按各自的节奏来做反而更好。不妨考虑用这些方式替代一部分会议：
- 一份书面的每周更新，大家有空时读一读、评一评
- 一份共享文档，在里面提出一个决定，同事们各抒己见
- 一段简短的录屏讲解，大家在方便的时候看
- 一个群聊话题串，用来问那些不需要完整讨论的小问题
异步的做法尊重大家的专注，也适合那些忙碌、或作息各不相同的团队。它们还会自动留下书面记录，省得你事后再去写纪要。把实时的会议留给那些当场你来我往确实能增添价值的时刻，比如敏感的谈话，或者瞬息万变的难题攻关。
假以时日，养成更好的习惯
改进会议不是一次性的修补，而是团队共同养成的一套习惯。商定几条简单的规矩，比如每场会都要有议程、每场会都以清晰的待办收尾、没有真正目的的会一律不开。时不时回头审视这些规矩，把任何一场不再对得起其存在的例行会议砍掉。
回报是实打实的。当会议变得更少、更短、更利落，人们把时间拿了回来，而留下来的那些会，也就有了真正的分量。就从你下一封会议邀请做起。给它一个目的、一份议程，并为每一项待办指定一位明确的负责人，你就已经领先了。