每年都是同样的情形：年中考试结束，六月学校假期开始，一大批请假申请同时送到主管桌上。家长想多陪陪孩子，家庭想趁孩子放假去旅行，没有孩子的同事则怀疑自己是否永远轮不到在年中休上一周。对小企业来说，学校假期的请假管理与其说是关乎假期权益的规定，不如说是关乎公平、规划和人手安排。
本文写给希望建立一套清晰、可重复使用的审批制度的中小企业（SME）老板和团队主管。本文不讲员工享有多少天假期。有关法定假期规定，包括年假和育儿相关假期，请务必查阅人力部（MOM）网站和你们的雇佣合同，因为相关规定可能会变动。本文仅为一般信息，不构成法律或人力资源建议。
为什么学校假期容易造成请假冲突
新加坡的学校日历由教育部（MOE）在全国统一制定，因此大多数有学龄孩子的家庭假期日期都相同。这种集中会带来可预见的压力：
- 多位家长想请同样的几周假，尤其是六月初和年底假期。
- 学校假期期间旅行费用上涨，所以家庭会提早订票，也希望尽快得到答复。
- 非家长员工觉得被忽视，如果家长总是优先的话。
- 小团队缺乏弹性。在五人团队里，两个人休假就可能让人手减半。
知道高峰何时到来是第一步。我们的新加坡学校假期和学期日期概览可以帮你提前标出繁忙的几周。
及早定好基本规则
最有效的办法，是在申请涌入之前就公布你的做法。提前几个月发出一份简短的请假政策说明，可以减少猜测，也能减少员工觉得审批因人而异的感受。
说明可以包括：
- 申请期限。例如，要求员工在假期开始前几个月的某个日期之前提交学校假期请假申请。
- 同时休假人数上限。根据最低人手需求，说明每个岗位或团队同时可以有多少人休假。
- 答复日期。告诉员工何时会得到答复，让他们可以安心订机票或报名营队。
- 冲突时的裁决方式。说明申请重叠时你如何决定（见下方选项）。
- 更改和取消。说明员工如何调换或取消已批准的假期。
确保这些安排与你的雇佣合同和人力部的规定相配合，而不是相抵触。如果不确定某种做法是否允许，请查阅人力部的指引，或咨询人力资源专业人士。
选择公平的审批方式
不同团队适合不同的方式。关键是选定一种，解释清楚，并始终如一地执行。
| 方式 | 运作方式 | 优点 | 注意事项 |
|---|---|---|---|
| 先到先得 | 最早提交的申请优先 | 简单透明 | 有利于最快规划的人；可能变得像一场比赛 |
| 每年轮换 | 优先权每年在员工之间轮换 | 长期来看公平 | 需要跨年份做好记录 |
| 拆分假期 | 每人分到假期的一部分，例如每人一周 | 让更多人受益 | 家庭可能无法安排长途旅行 |
| 抽签 | 申请冲突时抽签决定 | 感觉公正 | 若没有轮换规则，可能有人屡次落空 |
许多中小企业会结合多种方式。例如，以轮换作为主要规则，只有在两人优先权相同时才抽签。无论选择哪种方式，都要简单记录谁拿到了哪几周，这样明年做决定时也有据可依。
对家长和非家长员工一视同仁
公平的制度既要承认家长确实受到限制（因为学校日期是固定的），也不能假设其他人的休假就没那么重要。以下是一些实际的平衡方法：
- 避免让家长自动优先。改为通过轮换，让每个人长期下来都能公平地轮到高峰周。
- 同样保障其他高峰时段。没有孩子的员工可能更重视节日期间、海外的家庭活动或个人的重要时刻。请以同样认真的态度对待这些申请。
- 鼓励调换。在符合你的审批和人手规定的前提下，让同事之间自行调换休假周。
- 考虑弹性安排。在岗位允许的情况下，假期期间采用弹性工时或部分远程办公，可以减少请整天假的需要。我们的远程或混合办公团队管理指南提供了在大家不在同一地点时保持工作推进的点子。
- 具备文化意识。在多元的员工队伍中，重要日子因人而异。我们关于管理多元文化团队的文章介绍了如何围绕不同节日和家庭事务做规划。
公开说明背后的理由，和规则本身同样重要。员工理解申请为何被拒，就更容易接受。
安排好人手，让业务照常运转
批准请假只是工作的一半，另一半是确保客户察觉不到谁在休假。
- 列出关键任务。列出每天或每周必须完成的事项，例如开发票、回复客户或送货，以及通常由谁负责。
- 为每项任务指定后备人员。在假期前就安排至少一位同事接受交叉培训。
- 写好简单的交接说明。每个岗位一页说明，涵盖未完成事项、主要联系人，以及存放在公司认可的密码管理工具中的密码。
- 调整工作量预期。如果人手减少，可以考虑暂停非紧急项目或调整回复时间，必要时提早通知客户。
- 假期后进行检讨。问问大家哪些做法有效、哪些无效，再为年底假期调整政策。
对于很小的团队，也可以约定由老板或一位资深同事只在真正紧急时保持可联系，让其他人都能好好休息。
处理棘手情况
再好的制度也会遇到例外。
- 紧急情况和孩子生病。因生病或家庭紧急情况而临时缺勤，与事先计划的假期不同，应根据公司政策和人力部规定，以体谅的态度处理。
- 同样几个人反复发生冲突。把他们召集起来，说明轮换安排，并为接下来两个假期商定方案。
- 临时提出的申请。明确表示只有在人手允许时才会考虑迟交的申请，并始终如一地执行。
- 从不请假的员工。鼓励每个人用完自己的假期。员工过劳对谁都没有好处，休息充足的团队在假期后效率更高。
养成习惯
一旦有了公开的政策、公平的方式和简单的记录，学校假期的请假管理就会一年比一年轻松。每逢大假期结束后检讨制度，及早公布任何变动，并保持沟通渠道畅通。员工得到可预期的安排，家长有时间陪伴孩子，你的企业也能在一年中最繁忙的几周持续服务客户。