自己先垫钱办公事、再等着报销，是许多工作中再正常不过的一环，然而这个流程绊倒人的次数，却比它应有的要多。本指南以务实的方式讲解在新加坡报销工作开支（work expense claims），让你顺利拿回钱，避免报销被拒的尴尬。具体细节归根结底取决于你所在公司的政策，因此请将本文视为一般指引，并查阅你的员工手册了解具体规定。
报销到底是什么
报销的意思很简单，就是公司把你代它花掉的钱还给你。关键词是那个“代”字。这笔开支应当确实是为了工作、金额合理，并且符合雇主的规定。它不是一种奖励方式，也不是供个人花销的零用金。把这条原则记在心里，就能避开人们碰到的大多数麻烦。
不同公司对开支的处理方式差别很大。有的慷慨又快捷，有的严格又拖沓。两者都没有错，你要做的只是弄清楚自己公司是怎么运作的，并精确地遵循它。
花钱之前先读报销政策
最好的习惯，就是在花钱之前、而非之后阅读公司的报销政策。大多数政策都会写明哪些可以报销、有无上限、是否需要事先审批，以及如何提交。花五分钟读一读，就能省下一笔你永远拿不回来的钱。
留意几个常见的要点：
- 可报销的类别，例如差旅、出差期间的餐饮，或客户招待。
- 任何按件或按天的上限。
- 超过一定金额是否需要事先审批。
- 提交报销的截止期限。
- 什么才算可接受的购买凭证。
如果某项开支确实必要但不寻常，先问过你的经理，并把那句“同意”落成书面。事前一句话，远比事后一场争论来得省事。
通常能报的，和通常不能报的
每家公司的政策各不相同，但大多数新加坡职场都有一些共通的规律。把下面这张表当作粗略的参考，再对照你自己的手册确认。
| 通常可以报销 | 通常不能报销 |
|---|---|
| 经批准的公务出行与交通 | 你每天上下班的通勤 |
| 出差途中的餐饮 | 普通工作日的个人餐饮 |
| 客户会面与经批准的招待 | 酒水或超出政策上限的花费 |
| 事先批准的工作工具或用品 | 未经批准购买的个人数码产品 |
| 公司同意支付的课程或活动费用 | 罚款、罚金或私人差事 |
界线通常在于：这笔开支对工作是否必要，以及原则上是否已获同意。拿不准时，先问再花。
妥善保管你的收据
收据是任何报销的支柱。没有凭证，即便是一笔正当的开支也可能被拒，因此要把保管收据当作任务的一部分，而不是事后才想起的事。
当场立刻留存
一收到收据就拍照或保存下来，趁它还没褪色或遗失。在专门的手机相册或邮箱文件夹里放一张清晰的照片，对大多数系统来说就够了。热敏纸打印的纸质收据褪色很快，所以留一份电子副本更保险。
记下前因后果
收据显示你花了什么，却不一定说明为什么。把用途、客户餐叙时在场的人，以及它关联的项目随手记下来。这么一小段备注，就能把一张光秃秃的收据，变成审批人无需追问便可签字的报销。
把它们整理好
按月份或按行程给收据分类，这样提交报销就成了一件三两下的事，而不是一场翻箱倒柜的寻宝。如果你经常出差，一份简单的流水清单能省下你日后好几个小时。
提交一份干净利落的报销
一份整洁的报销获批更快，也让你显得体面。无论你公司用的是什么系统，原则都一样。
- 在截止期限内提交，因为迟交的报销往往就是被拒的那些。
- 每一笔金额都要对应一张收据，不要凑整或估算。
- 使用正确的类别，免得财务部还要来追着你问。
- 凡是不一目了然的，都加上一句简短清晰的说明。
- 发送之前再核对一遍总额。
如果报销被问询，就迅速而礼貌地补上对方要的额外细节。大多数问题都是例行核查，而非指控，及时回复能让你的报销继续往前走。
诚实地处理灰色地带
你偶尔会遇到真正的灰色地带，比如一顿拖到很晚的工作晚餐，或是为安全起见搭乘的出租车。诚实的做法是去问，而不是自己假设。把情况向你的经理或财务团队说明，让他们来决定。这既保护了你，也为你建立起正直的名声，而这份名声远比任何单笔报销的金额更值钱。
切勿动心去虚报一笔报销，或掺进一件个人物品，哪怕是很小的一件。报销舞弊无论多轻微，都是最快失去信任、严重时甚至丢掉饭碗的途径之一。那点短期好处，永远不值得。
如果报销被拒
偶尔会有报销被退回，让人很容易往心里去。通常并没有什么大不了。最常见的原因是：缺了收据、类别超出政策范围、报销过了截止日期，或是一笔本需审批而你没拿到的开支。
万一发生，别急着回一封辩解的邮件。冷静地问清楚报销触犯了哪条规定，以及有没有办法补救。有时，一段更清楚的说明，或一张补开的收据，就足够了。如果政策确实不涵盖这笔开支，就坦然接受，把它当作下次的一课。把界线弄清楚一次，比反复争辩要划算。
如果你认为一笔正当的工作开支被不公平地拒付，请礼貌地向你的经理提出，而不是只找财务。就一笔真实的开支进行一次简短、基于事实的沟通是合情合理的，大多数经理宁愿把它理顺，也不愿为一笔小钱失去你的善意。
没有压力地把钱拿回来
报销工作开支不必是件有压力的事。读懂政策、保管好收据、按时提交，并对灰色地带保持诚实。把这四件事一贯地做好，报销就会成为你工作生活中安静而例行的一部分，而不是隔三差五的头疼事。前期一点点自律，意味着该还给你的钱会可靠、顺畅地回到你手中。
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